Ob Gesundheitsreform, Spital-Neubau, Patientenpfadoptimierung oder Strategie-entwicklung – Projektmanagement im Gesundheitswesen ist komplex. Die Beratungs-gesellschaft Muller Healthcare Consulting verrät 5 Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Realisierung von Projekten im Gesundheitswesen.
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Autoren: Tanja Ritter und François Muller
Über die Hälfte der Projekte im Schweizer Gesundheitswesen scheitern. Dies zeigt eine Umfrage von Muller Healthcare Consulting aus dem Jahr 2018. In der Umfrage werden fehlende Ressourcen, unklare Zielsetzung und ungenügende Planung als häufigste Gründe für das Scheitern von Projekten identifiziert. (1) Zudem wird die Komplexität der Projekte im Gesundheitswesen oft unterschätzt.
Doch was macht ein Projekt im Gesundheitswesen so komplex?
Die Herausforderung von Projekten im Gesundheitswesen besteht darin, bei der Entwicklung einer gemeinsamen Vision und Ziele divergierende Anforderungen und Bedürfnisse aller multidisziplinären Beteiligten miteinander zu vereinbaren, während gleichzeitig Ressourcenmangel und oft knappe Budgets berücksichtigt werden müssen. Bei grösseren Gesundheitsreformen kommt mit der politischen Komponente ein weiterer Treiber der Komplexität dazu. Die Schwierigkeit bei solchen Projekten ist die Diskrepanz zwischen dem, was auf politischer Ebene geplant ist, und dem, was in der Praxis umsetzbar ist. Muller Healthcare Consulting übernimmt in solchen Situationen unter anderem die Rolle als Bindeglied zwischen den verschiedenen Ebenen und entwickelt Lösungen die, sowohl regulatorisch als auch operativ umsetzbar sind.
Muller Healthcare Consulting durfte über die letzten Jahre unzählige komplexe Projekte im Gesundheitswesen umsetzen. Diese Erfahrungen verliehen der Beratungsgesellschaft Expertise, so dass sie die Ressourcen und Fähigkeiten, welche es zur erfolgreichen Planung, Implementierung und Überwachung komplexer Projekte im Gesundheitswesen benötigt, bereitstellen kann. Das Team von Muller Healthcare Consulting verfügt über umfassende Branchenkenntnisse und Projektmanagement-Kompetenzen, um die Komplexität der Projekte zu meistern und Zeitrahmen als auch Budgetvorgaben einzuhalten.
Die 5 Erfolgsfaktoren
Nachstehend lesen Sie die 5 von Muller Healthcare Consulting identifizierten Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement im Gesundheitsweisen.
Abbildung 1 | Übersicht der 5 Erfolgsfaktoren (eigene Abbildung)
1. Klare Zieldefinition
Klar definierte Ziele sind Ziele, die präzise, eindeutig und positiv formuliert sind. Jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, soll die Ziele verstehen und sich darauf konzentrieren. Weiter sollen die Ziele messbar, erreichbar und terminiert sein. Dadurch können Fortschritte verfolgt werden und man kann überprüfen, ob die Ziele termingerecht erreicht wurden. Um unterschiedliche Auffassungen oder Verständnisse der Ziele zu verhindern, soll vor Projektbeginn genug Zeit in den Zielsetzungsprozess investiert werden. Dabei sollen alle Beteiligten in den Prozess involviert werden, um sicherzustellen, dass jeder die Projektziele versteht und unterstützt. Dies alles mag sehr simpel tönen, wird aber in der Praxis allzu oft nicht konsequent umgesetzt.
2. Proaktives Ressourcenmanagement
Um die Ziele des Projekts zu erreichen und das Projekt erfolgreich abzuschliessen, ist es wichtig, von Anfang an eine realistische Einschätzung darüber zu treffen, welcher Ressourcen benötigt werden. Das Bereitstellen von ausreichend Ressourcen, sowie deren regelmässige Überprüfung, garantiert ein optimales Projektmanagement. Die Institutionen müssen in das Projekt investieren und müssen den im Projekt involvierten Mitarbeitenden Zeit freistellen.
3. Konsequentes Projektmanagement
Eine klare Projektmanagement-Methodik, die von Anfang an definiert und strikt durchgeführt wird, trägt dazu bei, dass Projekte reibungslos verlaufen und erfolgreich abgeschlossen werden. Langjährig bewährte Projektmanagement-Instrumente sind das Führen eines Projektplans und regelmässige Projektsitzungen. Auch dies ist keine «Rocket Science»: es hilft zum Beispiel sehr, Projekttermine bereits bei Projektstart für die gesamte Projektdauer festzulegen. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine sind in einem möglichst einfachen Projektplan festzuhalten.
4. Vorhandene Kompetenzen und bestehendes Know-How nutzen
Die meisten Institutionen verfügen bereits über genügend eigenes Know-how und Kompetenzen und die Unterstützung durch externe Fachexpertise ist in den meisten Fällen nicht notwendig. Mit der Hilfe von Interviews und Workshops sollen die intern vorhandenen Kompetenzen und das bestehende Know-How identifiziert und danach gezielt genutzt und eingesetzt werden.
5. Stakeholdermanagement und Kommunikation
Aufgrund der Interdisziplinarität der am Projekt beteiligten Parteien (z.B. Management, Pflege, Behörden, Ärzte und Ärztinnen, Patienten) ist eine gutes Stakeholdermanagement unerlässlich. Das Stakeholdermanagement dient dazu, regelmässig die Bedürfnisse der Interessensgruppen zu überprüfen und bei der Projektplanung und -durchführung zu berücksichtigen. Hierbei spielt unter anderem die Kommunikation eine wichtige Rolle. Die Kommunikation wird in interne und externe Kommunikation aufgeteilt. Die interne Kommunikation richtet sich an die Projektbeteiligten und befasst sich mit der Transparenz und Zugänglichkeit der Projektdokumente. Die externe Kommunikation richtet sich an die Stakeholder und soll Vertrauen und Akzeptanz vermitteln. Projektwebseiten (z.B. Gesondheetsdesch oder DCSH) haben sich als wertvolles Kommunikationsinstrument gezeigt. Sie ermöglichen alle Beteiligten jederzeit auf die neuesten Informationen zuzugreifen und sich über den Fortschritt des Projekts zu informieren.
Quellen
Muller F. Wie Projekte im Gesundheitswesen zum Erfolg werden. Medinside. März 8, 2018.